Betingelser

Gældende betingelser for Odense Karate og Selvforsvarsklub.

1. Indmeldelse
Indmeldelse foregår ved udfyldelse af indmeldelsesskema samt oprettelse i klubbens medlemssystem Holdsport.

2.Udmeldelse
Udmeldelse skal ske elektronisk via klubbens e-mail (kontakt@odensekarateskole.dk) med en måneds varsel til udgangen af en kontingentperiode. Udmeldelse fritager ikke et medlem for at betale sin eventuelle gæld til foreningen. Ved udmeldelse sker der ikke forholdsmæssig tilbagebetaling af allerede indbetalt kontingent.

3.Pause
Det er muligt at sætte sit medlemskab på pause i op til 12 mdr. ved at kontakte klubben på mail (kontakt@odensekarateskole.dk). En pause-periode vil indtræde efter indeværende betalt kontingent periode. For at igangsætte medlemskab efter endt pause skal klubben kontaktes pr. mail (kontakt@odensekarateskole.dk), og der skal indbetales for næste kontingentperiode. Efter 12 mdr. vil pausen automatisk ophøre, og kontingent vil automatisk blive opkrævet som før pausen indtrådte. Har man behov for længere pause end 12 mdr. henviser vi til en udmeldelse. Der skal gå minimum 6 måneder imellem hver pause periode – uanset dennes længde.

4.Kontingent
Kontingentet skal være betalt senest på den oplyste forfaldsdato. Når et medlem ikke har betalt kontingent senest 14 dage efter forfaldsdagen, fremsendes en rykkerskrivelse med et rykkergebyr på 100,- kr. Betales denne ikke senest 14 dage efter datoen for 1. rykkerskrivelse, fremsendes 2. rykkerskrivelse med et rykkergebyr på 100,- kr. Såfremt denne heller ikke bliver betalt senest 14 dage efter datoen for 2. rykkerskrivelse, vil medlemmet herefter automatisk og uden varsel være at betragte som udmeldt af foreningen og vil således være afskåret fra eksempelvis at deltage i foreningens generalforsamling, træning, arrangementer eller i øvrigt repræsentere foreningen ved stævner eller offentligt. Manglende betaling giver desuden foreningen ret til at sende kravet til inkasso, hvis foreningen finder det nødvendigt. Ingen tidligere medlemmer, der er udmeldt som følge af kontingentrestance, kan på ny optages som medlem af foreningen, før vedkommende har betalt sin gæld til foreningen.

5.Personoplysninger
I Odense Karate og selvforsvars Klub (OKSK) passer vi godt på dine personoplysninger, og vi ønsker, at du som medlem er orienteret om, hvordan vi behandler dem.

5.1. Formål med behandling af personoplysninger
OKSK behandler dine personoplysninger til en række formål, som er beskrevet nedenfor. Under hvert formål kan du se, hvilke kategorier af personoplysninger vi behandler, hvor vi indsamler personoplysningerne fra, og hvorfor vi har lov til at behandle dine personoplysninger.

5.2. Hvilke personoplysninger har vi?

  • Navn
  • Adresse
  • Fødselsdato
  • Telefonnummer
  • E-mail

5.3. Hvor får vi oplysninger om dig fra?
OKSK behandler kun de personoplysninger, du selv har oplyst. OKSK får dine personoplysninger fra dig, når du melder dig selv eller dit barn ind i klubben, via den indmeldelsesblanket du udfylder.

5.4. Hvorfor har vi brug for dine personoplysninger?
Vi bruger dine personoplysninger til at oprette dig/dit barn som medlem af OKSK.

5.5. Hvad bruger vi dine oplysninger til?
OKSK bruger oplysningerne om dig/dit barn til følgende formål:

  • Indmeldelse og indplacering på rette træningshold
  • Til at kunne søge tilskud fra Odense kommune
  • Din e-mailadresse bruger vi til at sende nyhedsbrev
  • Dit telefonnummer bruger vi til at kunne komme i kontakt med dig i nødstilfælde eller i forbindelse med pludselige aflyste træninger

5.6. Videregivelse af dine personoplysninger
OKSK videregiver ikke dine oplysninger til 3. parter uden dit samtykke. Dog skal vi kunne dokumentere over for kommunen, at du/dit barn har været medlem det foregående år.

6.Opbevaring af dine personoplysninger
OKSK opbevarer dine personoplysninger sikkert og utilgængeligt for andre end bestyrelsen. Dine oplysninger opbevares kun så længe, OKSK har en legitim interesse i at opbevare dem. Opbevaringen af personoplysningerne sker med respekt for OKSKs forpligtelser til at opbevare personoplysninger i henhold til regnskabs- og bogføringslovgivningen. OKSK opbevarer udelukkende dine personoplysninger til deres oprindelige formål. OKSK bevarer til enhver tid retten til at anonymisere og efterfølgende bruge den anonymiserede data til statistiske formål.

6.1. Hvor længe har vi lov til at behandle personoplysninger om dig?
OKSK indsamler, anvender og videregiver dine personoplysninger ud fra følgende juridiske grundlag: Indsamling og anvendelse af almindelige personoplysninger om dig/dit barn er nødvendig for, at OKSK kan forfølge en legitim interesse, nemlig at opretholde et medlemskartotek, samt at kunne søge kommunalt tilskud fra Odense Kommune hvert år, som er udregnet efter antal medlemmer. Det vil sige, at vi opbevarer dine oplysninger, så længe du er medlem, og sletter dem året efter du er meldt ud af klubben, når regnskabet er afsluttet med Odense Kommune.

7.Særligt om billeder
Ved indmeldelse gives der samtykke til, at foreningen må benytte billeder og/eller videoer af indmeldte til Facebook, hjemmeside og/eller på flyers/invitationer eller anden materiale. Ønsker du derimod ikke at afgive samtykke til anvendelse af billeder på Facebook, hjemmeside og/eller på flyers/invitationer eller anden materiale, bedes du kontakte bestyrelsen og/eller fotografen derom. Skulle det ske, at du/dit barn er med på et billede uden dit samtykke, kan du med det samme bede om at få det fjernet eller få det sløret i sådan en grad, at det ikke vil være muligt at genkende personen. Der skelnes mellem situationsbilleder, portrætbilleder og videoer.

7.1. Situationsbilleder
Billeder, hvor en aktivitet eller situation er det egentlige formål med billedet. Som udgangspunkt kan disse billeder offentliggøres uden samtykke, men vi vælger at indhente tilladelse. Offentliggørelsen sker selvfølgelig under hensyntagen til billedernes karakter, så ingen føler sig udstillet, udnyttet eller krænket. Billederne vil således være harmløse. Skulle vi alligevel komme til at lægge et billede på hjemmesiden, som I føler på nogen måder er krænkede eller lign. kontakt os da via vores mail (kontakt@odensekarateskole.dk) og vi vil så fjerne billedet hurtigst muligt.

7.2. Portrætbilleder
Portrætbilleder kræver som udgangspunkt samtykke, før de må lægges på Internettet. Portrætbilleder betegnes som opstillede billeder af både enkeltpersoner (klassisk portrætbillede) og af hele grupper. For at vi kan lægge gruppebilleder af et helt hold på nettet, vil vi gerne bede alle forældre om at udfylde og aflevere en samtykkeerklæring, som giver tilladelse til at lægge sådanne billeder på Internettet. Vi vil gøre opmærksom på, at vi for disse portrætbilleder selvfølgelig respekterer et nej, men at vi så vil forbeholde os ret til at tage billeder af resten af gruppen uden den pågældende person.

7.3. Videoer
Videoer der typisk optages i forbindelse med træning eller deltagelse i karate arrangementer (eksempelvis stævner, gasshuku etc.)

8.Dine rettigheder
Når OKSK behandler personoplysninger om dig, har du følgende rettigheder:

8.1. Retten til indsigt
Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger OKSK behandler om dig.

8.2. Ret til at gøre indsigelse
Du har ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring og til at gøre indsigelse mod profilering i det omfang, den vedrører direkte markedsføring.

8.3. Retten til berigtigelse
Du har ret til at få berigtiget urigtige personoplysninger uden unødig forsinkelse, herunder har du under hensyn til formålene med behandlingen ret til at få tilføjet eventuelt manglende personoplysninger.

8.4. Retten til sletning
Du har ret til at få dine personoplysninger slettet – det gælder både for elektroniske data og for printet data. Det kan du bede om ved at kontakte os på kontakt@odensekarateskole.dk. Sletning af dine data sker senest 30 dage efter din henvendelse under hensyntagen til regnskabs- og bogføringslovgivningen, som nævnt under afsnittet “Opbevaring af dine personoplysninger”.

8.5. Retten til begrænset behandling
Du har ret til at begrænse OKSKs behandling af dine personoplysninger i visse tilfælde, blandt andet når der foreligger tvivl om dine personoplysningers rigtighed.

8.6. Retten til dataportabilitet
Du har ret til at få personoplysninger, som du selv har afgivet til OKSK, overført til dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

8.7. Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis OKSK behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke til offentliggørelse af billeder, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. En tilbagekaldelse af samtykket indebærer, at OKSK ikke fremover må behandle dine personoplysninger til det formål, som du gav dit samtykke til. Tilbagekaldelsen påvirker ikke den behandling af dine personoplysninger, som er foretaget før tilbagekaldelsen. Hvis du gør brug af dine rettigheder, kan konsekvensen være, at du/dit barn i nogle tilfælde ikke vil kunne fortsætte som medlem i OKSK.

8.8. Benyt dine rettigheder
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at skrive til OKSK, og vi vil behandle sagen inden for 30 dage.

9.Rygepolitik
Der tillades ingen rygning i klublokaler eller på gang-arealer udenfor klubben. Hvis der skal ryges, så skal det foregå helt udenfor.